Guía de integración con HiBob

Creada por Mateo Giani Gelpi, Modificado el Vie., 31 Jul. a las 11:14 A. M. por Jesica Melo

⭐ Objetivo

Dejar HiBob enviando a Lara AI, todos los días y de forma automática, la información de tus colaboradores.

⏰ Cuándo aplica esta guía

Durante la etapa de integraciones de la implementación, si tu HRIS es HiBob. También si ya estás integrado y necesitás agregar campos al reporte.

Antes de empezar: necesitás un usuario de HiBob con permisos para crear reportes en Analytics y para configurar integraciones de almacenamiento. La integración se hace por SFTP: HiBob deja un archivo CSV en el host de Lara AI.

Campos que tiene que incluir el reporte: ID, Nombre, Apellido, Apodo (recomendado), Email, WhatsApp (solo si ese va a ser el canal), Fecha de ingreso en formato AAAA-MM-DD, Líder por ID o email, HR a cargo por ID o email, País, Idioma, Área, Equipo, Posición o Rol, Fecha de salida (solo si la persona dejó o va a dejar la compañía), Motivo de salida (voluntaria o no voluntaria) y No contactar (valor binario). El detalle y los ejemplos de cada campo están en el artículo Datos de los colaboradores que necesita Lara AI.

⚙️ Paso a paso

1. Crear los campos que no existan en HiBob. Si en tu instancia no están los campos No contactar, Apodo o Motivo de salida, creálos primero como campos personalizados desde la administración de campos de HiBob. No contactar tiene que ser binario y Motivo de salida tiene que devolver voluntaria o no voluntaria. Sin estos campos Lara no puede decidir a quién contactar ni qué encuesta de salida enviar.

2. Crear el reporte. En HiBob, andá a Analytics y creá un reporte nuevo con los campos del listado anterior. El archivo debe exportarse en formato CSV.

3. Programar el envío. Configurá el reporte para que se genere y envíe todos los días a una hora fija que elijas.

4. Generar las claves del SFTP. En HiBob andá a Integraciones, Storage, SFTP y generá el par de claves pública y privada. La clave privada queda en tu organización y no se comparte con nadie, tampoco con el equipo de Lara AI.

5. Compartir la clave pública con el equipo de Lara AI para que haga las configuraciones del lado del host. El equipo te confirma cuando está listo.

6. Configurar el destino. Con la confirmación recibida, completá en HiBob la dirección de destino con estos datos: Host sftp.meetlara.ai, Port 22, Path employees.

7. Activar el schedule y validar. Con el primer envío hecho, entrá a Colaboradores en la plataforma de Lara AI y verificá la cantidad de registros y una muestra de diez personas.

✅ Buenas prácticas

Programá el envío a una hora en la que HiBob ya tenga los movimientos del día anterior consolidados. Mantené el nombre y el orden de las columnas estable en el tiempo. Usá el campo No contactar en lugar de excluir personas del reporte, para no perder su historial.

⚠️ Errores frecuentes

Exportar en un formato que no sea CSV. Enviar el líder por nombre en lugar de ID o email, con lo que la jerarquía no se puede reconstruir. Compartir la clave privada. Cambiar el nombre de una columna sin avisar, lo que rompe la lectura del archivo.

❓ Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia se actualiza?
Una vez por día, según el schedule que definas.

¿Puedo mandar solo una parte de la población?
Sí, filtrando el reporte, pero Lara solo conoce lo que está en el archivo.

¿Qué pasa si un día falla el envío?
La plataforma sigue operando con la última carga válida; avisá a soporte si la falla se repite.

¿Necesito la app de HiBob en un marketplace?
No, la integración es por reporte de Analytics y SFTP.