Guía de integración con Google Chat

IMPORTANTE, LEER ANTES DE INSTALAR
Al instalar a Lara AI en el workspace de Google Chat de tu organización, por normativas de Google, todos los colaboradores activos recibirán un mensaje de Lara. Este es un corto mensaje donde Lara se presenta (aquí puedes ver en detalle el mensaje).

Debido a esto, es MUY IMPORTANTE que previo a la instalación de Google Chat, ya se haya realizado la comunicación interna a los colaboradores informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía, para que no se sorprendan con un mensaje de una aplicación que no conocen.

Instalación

Parte 1: Vincular el Google Chat de la organización con el sistema interno de Lara

• En la parte 1 de la instalación, el objetivo será vincular el Google Chat de la organización con el sistema interno de Lara.

• Simplemente necesitaremos que un solo usuario administrador de Google Chat instale la app de Lara AI (a nivel individual) y haga la vinculación entre Google Chat y el sistema de Lara.

• Es muy importante que esta "Parte 1" de la integración se realice antes de la Parte 2, donde se instalará la app de Lara para todos los colaboradores de la organización.

Paso 1) Asegúrate de:

• Validar junto con el equipo de Implementaciones de Lara AI que quien esté realizando este paso de su lado (cliente), tenga un usuario “administrador” de la plataforma de Lara AI (app.meetlara.ai).

• Verificar que los emails de los colaboradores en la base de datos a ser integrada con Lara (ya sea por sistema HRIS o por Google Sheet) coincide con los emails que tienen en el Google Workspace.

  • Algunas veces el correo que colocan en el la base de datos a ser integrada con Lara es brian@empresa.com, mientras el correo en Google Worspace es brian.lew@empresa.com. Deben coincidir siempre para ser reconocidos.

 Paso 2) Dentro de tu cuenta de Google Chat, ve a la sección de "Nuevo chat". En el buscador, escribe “Lara” y haz click en la app de Lara AI para abrir el chat (es la que se ve en la siguiente imagen):

Una vez que hayas hecho esto, ya has instalado la app de Lara individualmente en tu cuenta.

Paso 3) Se abrirá automáticamente un chat con Lara, y te aparecerá el siguiente mensaje:

Deberás hacer click en el link del mensaje, que es un link a nuestra plataforma. Cuando lo hagas, se te derivará a la pestaña de Integraciones de la plataforma, y nuestro sistema automáticamente hará la vinculación entre el canal de Google Chat de tu organización y nuestro sistema interno

Una vez allí, es super importante que valides que Google Chat aparezca como INSTALADO:

Si aparece "INSTALADO", ¡significa que has hecho la vinculación correctamente!

Si esto no aparece, debes contactarte con el equipo de Implementaciones de Lara AI para resolverlo antes de avanzar con el siguiente paso de esta guía.

Parte 2: INSTALACIÓN POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL WORKSPACE DE GOOGLE

Paso 4) El administrador del Workspace de Google deberá ingresar al Marketplace de Google con el siguiente link: https://workspace.google.com/marketplace/app/lara/390658168195?hl=es

Como opción alternativa, también puedes buscar en el Workspace Marketplace de Google, escribiendo “Lara” y haz click en la app de Lara AI.

Paso 5) Seleccionar la opción “Admin install”, y luego continuar.

(si no ves la opción de Admin Install, es porque no estás entrando con un usuario administrador)

 Se te abrirá una pestaña indicando que se instalará la aplicación para la totalidad del Workspace de Google. Por lo cual, luego de dar click al botón Continuar, debes decidir si quieres que se instale para toda la organización o sólo para un grupo específico de colaboradores.

Paso 6) Selecciona si la instalación de la app será para toda la organización, o a un grupo específico.

Instalar para toda la organización (opción recomendada): se instalará para todos los colaboradores. Para lo cual el administrador de Google deberá:

• Seleccionar la opción Todos en la organización (Everyone at your organization).

• Aceptar los Términos de Servicio y Privacidad.

• Dar click al botón Continuar.

 Al realizar este paso, todos los colaboradores recibirán un mensaje de Lara. Por esto es MUY IMPORTANTE que para este momento, ya hayas realizado la comunicación interna informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía.

Instalar para un grupo específico: Deberás seleccionar aquellos grupos para los cuales deseas instalar Lara.

• Selecciona la opción Ciertos grupos o unidades organizacionales (Certain groups or organizational units)

• Acepta los Términos de Servicio y Privacidad.

• Oprime continuar y selecciona el grupo de colaboradores con quienes Lara deberá empezar a interactuar.

• Luego deberás dar click al botón Continuar.

❗Ten en cuenta que cada vez que haya un colaborador nuevo a quien Lara deba contactar, tendrás que agregarlo manualmente a ese grupo.

 Cuando hayas seleccionado esta opción, los colaboradores pertenecientes al grupo seleccionado recibirán un mensaje de Lara. Por esto es MUY IMPORTANTE que para este momento, ya hayas realizado la comunicación interna informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía.

Deberás hacer click en finalizar (Done) y ¡todo listo!

Ante cualquier duda o inconveniente, por favor contáctate con soporte@meetlara.ai.