Guía de integración con Google Chat

Creada por Ángeles Quiroga, Modificado el Vie., 31 Jul. a las 11:14 A. M. por Jesica Melo

⭐ Objetivo

Dejar el paso a paso para instalar Lara en Google Chat y explicar qué mensajes ven los colaboradores cuando la app se instala.

⏰ Cuándo aplica esta guía

Cuando Google Chat es el canal de mensajería de tu organización.

⚙️ Paso a paso

IMPORTANTE, LEER ANTES DE INSTALAR

Al instalar a Lara AI en el workspace de Google Chat de tu organización, por normativas de Google, todos los colaboradores activos recibirán un mensaje de Lara. Este es un corto mensaje donde la app se presenta (aquí puedes ver en detalle el mensaje).
Debido a esto, es MUY IMPORTANTE que, previo a la instalación de Lara AI en tu workspace Google Chat, ya se haya realizado una comunicación interna a los colaboradores informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía, para que no se sorprendan con un mensaje de una aplicación que no conocen.

Parte 1

Vinculación del workspace de Google Chat de la organización con el sistema interno de Lara AI.

Es muy importante que esta "Parte 1" de la integración se realice antes de la Parte 2, donde se instalará la app de Lara para todos los colaboradores de la organización.

Paso 1)

Asegúrate de

Validar junto con el equipo de Implementaciones de Lara AI que quien esté realizando este paso de su lado (cliente), tenga un usuario “administrador” dentro de la plataforma de Lara AI (app.meetlara.ai).
Verificar que los emails de los colaboradores que figuran en la base de datos de colaboradores integrada a Lara AI coincidan con los emails que usan en el Google Workspace. Por ejemplo, si el correo que figura en el la base de datos es brian@empresa.com, mientras que el correo en Google Worspace es brian.lew@empresa.com, ese colaborador no se va a integrar dado que Lara AI no lo podrá reconocer.

Paso 2) Dentro de tu cuenta de Google Chat, ve a la sección de "Nuevo chat". En el buscador, escribe “Lara” y haz click en la app de Lara AI para abrir el chat (es la que se ve en la siguiente imagen).

Una vez que hayas hecho esto, ya has instalado la app de Lara individualmente en tu cuenta.

Paso 3) Se abrirá automáticamente un chat con Lara, y te aparecerá el siguiente mensaje:

Deberás hacer click en el link del mensaje, que es un link a nuestra plataforma. Cuando lo hagas, se te derivará a la pestaña de Integraciones de la plataforma, y nuestro sistema automáticamente hará la vinculación entre el canal de Google Chat de tu organización y nuestro sistema interno

Una vez allí, es super importante que valides que Google Chat aparezca como INSTALADO:

Si esto no aparece, debes contactarte con el equipo de Implementaciones de Lara AI para resolverlo antes de avanzar con la segunda parte de esta guía.

Parte 2

Instalación masiva por parte del administrador del Workspace de Google.

Paso 4) El administrador del Workspace de Google deberá ingresar al Marketplace de Google con el siguiente link: https://workspace.google.com/marketplace/app/lara/390658168195?hl=es

Como opción alternativa, también se puede buscar la app en el Workspace Marketplace de Google, escribiendo “Lara”.

Paso 5)

Seleccionar la opción “Admin install” y luego continuar

(si no ves la opción de Admin Install, es porque no estás entrando con un usuario administrador)

Paso 6) Se te abrirá una pestaña indicando que se instalará la aplicación para la totalidad del Workspace de Google. Por lo cual, luego de dar click al botón Continuar, debes decidir si quieres que se instale para toda la organización o sólo para un grupo específico de colaboradores.

Instalar para toda la organización (opción recomendada): se instalará para todos los colaboradores. Para lo cual el administrador de Google deberá:

Seleccionar la opción Todos en la organización (Everyone at your organization).
Aceptar los Términos de Servicio y Privacidad.
Dar click al botón Continuar.

Al realizar este paso, todos los colaboradores recibirán un mensaje de Lara. Por esto es MUY IMPORTANTE que para este momento, ya hayas realizado la comunicación interna informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía.

Instalar para un grupo específico: Deberás seleccionar aquellos grupos para los cuales deseas instalar Lara.

Selecciona la opción Ciertos grupos o unidades organizacionales (Certain groups or organizational units)
Acepta los Términos de Servicio y Privacidad.
Oprime continuar y selecciona el grupo de colaboradores con quienes Lara deberá empezar a interactuar.
Luego deberás dar click al botón Continuar.

❗Ten en cuenta que cada vez que haya un colaborador nuevo a quien Lara deba contactar, tendrás que agregarlo manualmente a ese grupo.

Cuando hayas seleccionado esta opción, los colaboradores pertenecientes al grupo seleccionado recibirán un mensaje de Lara. Por esto es MUY IMPORTANTE que para este momento, ya hayas realizado la comunicación interna informando sobre el arribo de la nueva tecnología a la compañía.

Deberás hacer click en finalizar (Done) y ¡todo listo!

Ante cualquier duda o inconveniente, por favor contáctate con soporte@meetlara.ai.

Google, por lineamientos internos de Google Chat, obliga a todas las apps que son recién instaladas, a que envíen un mensaje a cada colaborador una única vez.

El mensaje que Lara envía a los colaboradores al instalarse en Google Chat varía de acuerdo con diversos casos.

1. Si el usuario está marcado como "No contactar"

¡Hola! Me presento, soy {{BOT_NAME}}. ? Soy tu {{LARA_ROLE_NAME}}, me incorporé a {{COMPANY_NAME}} para que tu experiencia sea la mejor posible. ¡Si necesitas algo, aquí estoy! ?

2. Si el usuario tiene activo el módulo de "Experience"

3. Si el usuario tiene activo el módulo de "Helpdesk"

Soy tu {{LARA_ROLE_NAME}}, me incorporé a {{COMPANY_NAME}} para que tu experiencia sea la mejor posible. Me puedes escribir en cualquier momento si tienes alguna duda sobre {{COMPANY_NAME}}, yo te podré contestar lo que necesites. ? ¡Si necesitas algo, aquí estoy! ?

4. Si el usuario tiene activos los módulos de "Experience" y "Helpdesk"

¡Hola! Me presento, soy {{BOT_NAME}}. ? Soy tu {{LARA_ROLE_NAME}}, me incorporé a {{COMPANY_NAME}} para que tu experiencia sea la mejor posible. En las próximas semanas te estaré escribiendo, tú no tienes que hacer nada, yo me encargaré de hacerlo cuando llegue el momento. ? Aparte te cuento, me puedes escribir en cualquier momento si tienes alguna duda sobre {{COMPANY_NAME}}, yo te podré contestar lo que necesites. ? Hablamos dentro de poco ?

5. Por último, hay un caso particular que sucede cuando un colaborador de tu organización se instaló (o le han instalado desde el admin) la app de Lara AI, pero su correo no figura en la base de datos de colaboradores con la que estamos integrada (sea un HRIS o Google Sheets):

¡Hola! Mi nombre es {{BOT_NAME}}. ? Me incorporé a {{COMPANY_NAME}}, al equipo de {{HR_AREA_NAME}} como {{LARA_ROLE_NAME}} para que la experiencia de las personas sea la mejor posible. Por el momento no te estaré contactando, ¡pero es un gusto conocerte! ?

Si quieres saber más sobre la instalación de Google Chat en la compañía haz click aquí.

Ante cualquier duda o inconveniente, por favor contáctate con soporte@meetlara.ai.

✅ Buenas prácticas

Coordiná con quien administra Google Workspace: la instalación se hace a nivel de la organización.

Avisá antes de instalar. Al instalarse, Lara envía mensajes a los colaboradores: si nadie avisó, generan desconcierto.

Probá con un grupo chico antes de habilitar a toda la organización.

⚠️ Errores frecuentes

Instalar sin avisar y que la gente reciba el primer mensaje de Lara por sorpresa.

No revisar los dominios habilitados por IT antes de la prueba.

Dejar el nombre y el avatar por defecto cuando la organización quería personalizarlos: hacerlo después del lanzamiento confunde.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué mensajes recibe la gente al instalarse? Los que se detallan en el paso a paso de este artículo. Conviene leerlos antes de instalar para poder anticiparlos en la comunicación.

¿Puedo cambiar el nombre y la imagen? Sí. Está explicado en el artículo de personalización de Google Chat.

¿Hace falta que cada persona acepte algo? No. La habilitación es a nivel de la organización.