Roles y permisos de los usuarios de la plataforma

Creada por Iara Candela Vicente, Modificado el Jue., 30 Jul. a las 11:31 P. M. por Jesica Melo

⭐ Objetivo

Explicar qué rol asignar a cada persona que usa Lara AI, qué puede ver y hacer cada rol, y sobre qué universo de colaboradores tiene visibilidad. El rol determina dos cosas independientes: a qué secciones accede el usuario y a qué personas puede ver.

⏰ Cuándo utilizar esta funcionalidad

Cuando das de alta un nuevo usuario de la plataforma. Cuando alguien cambia de posición y necesita más o menos alcance. Cuando un usuario reporta que no ve una sección o que no encuentra a un colaborador. Cuando revisas periódicamente quién tiene acceso a información sensible.

⚙️ Paso a paso

1. Ingresa a Configuraciones desde el menú de tu avatar, arriba a la derecha.

2. Abre la solapa Gestión de roles.

3. Selecciona un rol de la lista para ver su descripción y su alcance de personas.

4. Verifica el campo Acceso a personas por (tipo de segmento): ese campo define el universo de colaboradores que el rol puede ver, con independencia de las secciones a las que accede.

5. Para asignar el rol, ve a la solapa Gestión de usuarios, abre el usuario y selecciona el rol correspondiente.

Roles disponibles

Admin. Administradores de la organización. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

HRBP. Accede únicamente a sus asignaciones. Acceso a personas: las personas que tengan a ese usuario como HRBP.

Manager de Línea. Accede a la información agregada de su equipo. Acceso a personas: su equipo directo, indirecto y equipos personalizados.

Manager Jerárquico. Accede a la información agregada de su equipo. Acceso a personas: su equipo directo, indirecto y equipos personalizados.

Viewer. Sólo accede a los tableros que se compartieron con ese usuario. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

Integrator. Sólo accede a las funciones de configuración con aplicaciones externas. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

Empleado sin usuario. Sólo accede a sus propios datos. Acceso a personas: sólo se ve a sí mismo.

CH - Helpdesk. Personas del equipo de Capital Humano con acceso únicamente a las secciones de Helpdesk. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

CH - Helpdesk y Communications. Acceso únicamente a Helpdesk y Comunicaciones. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

CH - Helpdesk, Casos y Tickets. Acceso únicamente a Helpdesk, Casos y Tickets. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

CH - Helpdesk - Onb y OFF. Acceso únicamente a Helpdesk, Onboarding y Offboarding. Acceso a personas: todas las personas de la empresa.

✅ Buenas prácticas

Asigna siempre el rol más restrictivo que permita a la persona hacer su trabajo. Usa los roles CH cuando el equipo de Capital Humano está dividido por especialidad y no necesita ver toda la plataforma. Usa Viewer para stakeholders que sólo consumen tableros. Revisa la lista de usuarios y roles al menos una vez por trimestre y cada vez que alguien deja la organización. Cuando un manager pida más visibilidad, revisa primero si el problema es el rol o la jerarquía cargada en la base de colaboradores.

⚠️ Errores frecuentes

Asignar Admin por comodidad: expone información sensible de toda la organización. Confundir alcance de secciones con alcance de personas: un rol puede ver todas las secciones y aun así no ver a un colaborador si el segmento no lo incluye. Esperar que Manager de Línea vea respuestas individuales: los roles de manager acceden a información agregada. Crear un usuario antes de que el colaborador exista en la base de datos sincronizada.

❓ Preguntas frecuentes

¿Puedo crear roles nuevos? La lista de roles se administra desde Gestión de roles. Si necesitas un alcance que no existe, contacta a tu equipo de Implementaciones de Lara AI.

¿Un usuario puede tener dos roles? No. Cada usuario tiene un único rol; el alcance se amplía con el segmento de acceso a personas.

¿Por qué un manager no ve a alguien de su equipo? Porque la relación de reporte no está cargada en la base de colaboradores o la persona no pertenece a su equipo directo, indirecto ni a un equipo personalizado.

¿Qué ve exactamente un Viewer? Solamente los tableros que le fueron compartidos de forma explícita.